logo scouting blauw

Groepsstructuur Scouting Greate Pier Sneek

2020 was een bewogen jaar. De corona crisis gooide op veel manieren roet in het eten. Niet alleen moesten we als vereniging schakelen met betrekking tot het houden van online opkomsten, maar ook andere activiteiten werden afgelast of uitgesteld. Eén van die activiteiten heeft betrekking op wat nu voor u ligt: de eerste van wat hopelijk een periodieke nieuwsbrief wordt. Aanleiding: een reorganisatie die onze fantastische vereniging flexibeler en nog gezelliger moet maken. 

Greate Pier wordt al vele jaren geleid door een kleine, maar gemotiveerde harde kern van vrijwilligers. En met succes. De afgelopen tien jaar groeiden we van rond de 70 naar ruim honderd leden. Een groei die wel als gevolg heeft gehad dat we onszelf opnieuw hebben moeten uitvinden. En daar kunnen we wel wat hulp bij gebruiken!

Een nieuwe start 

Als vereniging hebben we besloten om onze bestuursstructuur te vereenvoudigen. Dat betekent dat we één bestuur met vijf bestuursleden zullen hebben: een voorzitter, secretaris, penningmeester, groepsbegeleider en een algemeen bestuurslid. Deze vijf mensen hoeven het werk uiteraard niet alleen te doen. We starten daarom ook met zes ondersteunende teams, die specifieke onderwerpen hebben, zoals het helpen met organiseren van activiteiten, of het samenstellen van bijvoorbeeld een nieuwsbrief. 
Voor deze nieuwe start willen we ook echt beginnen bij het begin: voor alle posities in het bestuur staat nu een vacature open. Hiermee willen we de deur openzetten voor iedereen binnen onze vereniging die ons kan en wil helpen om Greate Pier de volgende fase in te helpen.  

Lid worden van een van de volgende teams?

Het bestuur

Het klinkt misschien als veel werk: een bestuursfunctie. Maar wat houdt het nou eigenlijk in? En waarom zou iemand dat willen doen? Een bestuursfunctie betekent werken in teamverband. Ja, het kost aan de ene kant tijd, maar aan de andere krijg je er heel veel voor terug. Hoeveel je erin stopt is voor een groot deel aan jezelf, maar is ook afhankelijk van je functie. Waar het om gaat, is dat je het als bestuur voor de speltakleiding mogelijk om een mooi en leuk programma te draaien voor de jeugd, voor ónze jeugd. Dat doe je door de zaken die niet direct met de opkomsten te maken hebben, zo goed mogelijk te organiseren. Zelf, of met een ondersteunend team.

Verantwoordelijkheden

Het bestuur is samen verantwoordelijk voor het algemeen beleid van de groep. Dit bestaat onder andere uit een meerjarenplan, een jaarplan en het maken van de begroting. Ook huisvesting, vrijwilligersbeleid en de aanschaf van groepsmateriaal valt onder het beleid. Het bestuur schrijft hiervoor een plan, dat wordt voorgelegd aan de groepsraad (Algemene Leden Vergadering). Wanneer het beleidsplan is goedgekeurd, wordt het door het bestuur uitgevoerd met hulp van de zes ondersteunende teams.

Vergaderingen

Als bestuur besluit je samen hoe vaak je wilt vergaderen. Dat is minstens vier keer per jaar, maar in de praktijk komt het neer op één keer per maand of zes weken. Daarnaast heeft elk bestuurslid contact met één of meer ondersteunende teams, dat hem of haar helpt met een takenpakket dat binnen het bestuur is afgestemd. Het zal per team verschillen of het nodig is om deel te nemen aan de vergaderingen, en of er nog andere taken achter weg komen. Hieronder staat per functie beschreven wat de vaste taken zijn. Bij de ondersteunende teams vind je meer informatie over de taken van de teams. De onderwerpen zijn: activiteiten, beheer van materialen, communicatie, financiën (gegevensbeheer), nautische vaardigheden en vrijwilligers.

Algemene ledenvergadering

Twee keer per jaar bereidt het bestuur een groepsraad voor. Eén keer per jaar wordt tijdens de groepsraad gestemd op het beleidsplan en de begroting. Bovendien doet het bestuur (financieel) verslag over het afgelopen jaar én worden verkiezingen gehouden voor nieuwe bestuursleden en eventuele andere functies. In principe worden bestuursleden benoemd voor drie jaar en treden af volgens een schema van aftreden. Er geldt een maximum van drie termijnen. Ook andere functies worden benoemd voor drie jaar.

Het groepsbestuur draagt in het bijzonder zorg voor:

  • Het voorbereiden van een meerjarenplan, jaarplan en jaarlijkse begroting
  • Het voorbereiden en bijeenroepen van de groepsraad;
  • Het uitvoeren van het beleid van de groep;
  • Het uitbrengen van een (financieel) jaarverslag;
  • Het verschaffen van alle informatie die de groepsraad nodig heeft om het beleid vast te stellen en te controleren;
  • Het bewaken van het kwalificatieniveau van de speleenheden en kaderleden;
  • De representatie van de groep;
  • Het stimuleren tot deelname aan groeps-, regio- en landelijke activiteiten;;
  • Het verkrijgen en beheren van de materiële bezittingen van de groepsvereniging;
  • De groepsadministratie en het beheren van de geldmiddelen van de groepsvereniging in de persoon van de groepspenningmeester.


Voorzitter

Vind jij het leuk om een team te leiden, ben je goed in organiseren en kun je goed het overzicht bewaren? Kun je feiten van meningen onderscheiden en toch iedereen het gevoel geven gehoord te zijn? Dan zoeken we jou! Als voorzitter van het bestuur van Scoutinggroep Greate Pier leid jij alles in goede banen. Je zit de bestuursvergadering voor en samen met de andere leden van het bestuur stel je een beleidsplan en begroting op. Als bestuur zijn jullie samen verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan. Op basis van je kennis, ervaring en interesses bepaal je met de rest van het bestuur welk takenpakket je op je neemt. Je wordt hierin ondersteund door het desbetreffende team.

Twee keer per jaar bereid je samen met de andere leden van het bestuur de Groepsraad (ALV) voor. Tijdens de Groepsraad wordt het (financieel) jaarverslag gepresenteerd en wordt het beleid voor het komende jaar vastgelegd. Ook worden verkiezingen voor de verschillende functies gehouden. De voorzitter van het bestuur zit ook de Groepsraad voor. Als voorzitter vertegenwoordig je de vereniging naar buiten toe. Je houdt contact met Scouting Centrum Sneek, waar wij de spelruimte van huren.

Bij Scouting Nederland heb je de mogelijkheid om je bestuurskwaliteiten richting te geven en verder te ontwikkelen.
Stel jij je verkiesbaar voor deze functie, of wil je meer weten? Stuur een bericht naar verkiezing@scoutingsneek.nl.

 

Secretaris

Ben jij de spin in het web en vind je het fijn om de zaken overzichtelijk te maken? De secretaris is niet alleen notulist en procesbewaker, hij/zij neemt ook de communicatie met Scouting Regio Fryslân en Scouting Nederland op zich.

Als secretaris ben je rechterhand van de voorzitter. Samen bereid je de agenda en stukken voor bestuursvergaderingen en de Groepsraad (ALV) voor. Ook beantwoord je de post en e-mails die naar het algemene adres worden gestuurd. Je houdt je naast de vergaderingen bezig met het team of de teams zoals afgestemd binnen het bestuur: op basis van je kennis, ervaring en interesses bepalen jullie samen welk takenpakket je op je neemt. Je houdt hierdoor nauw contact met de rest van de vereniging.
Bij Scouting Nederland heb je de mogelijkheid om je bestuurskwaliteiten richting te geven en verder te ontwikkelen.

Stel jij je verkiesbaar voor deze functie, of wil je meer weten? Stuur een bericht naar verkiezing@scoutingsneek.nl.

 

Penningmeester

Als penningmeester van Greate Pier hou je niet alleen de cijfers van de groep bij, maar heb je ook nauw contact met de verschillende teams en speltakken. Samen met de groepen stel je een begroting op en je hebt regelmatig contact over de status van hun budgetten. Bovendien zorgt de penningmeester samen met Team Financiën voor de ledenadministratie en fondsenwerving. In deze allesbehalve saaie functie helpt het als je affiniteit hebt met financiën, maar er komt ook gewoon een dosis gezond verstand bij kijken. 1+1 kan bij Scouting namelijk zo maar drie zijn!
Bij Scouting Nederland heb je de mogelijkheid om je bestuurskwaliteiten richting te geven en verder te ontwikkelen.

Stel jij je verkiesbaar voor deze functie, of wil je meer weten? Stuur een bericht naar verkiezing@scoutingsneek.nl.

 

Groepsbegeleider

Ben jij thuis in groepsprocessen en –dynamiek, en vind je het leuk om het beste in mensen naar boven te halen? De groepsbegeleider is de verbinder en de diplomaat van onze vrijwilligers, en bijna elk weekend bij het clubhuis te vinden. In het bestuur vertegenwoordig je de belangen van de verschillende leidingteams. Als groepsbegeleider zit je bovendien het speltakoverleg voor. Voor deze belangrijke functie geldt dat je bereid moet zijn je verder te kwalificeren. Er gaat behoorlijk wat tijd in zitten, maar als het je lukt om een sterk team neer te zetten, kan dat later betekenen dat je de taken onderling goed kunt verdelen en de werkdruk dus ook wat minder wordt.

De functie van groepsbegeleider is breed: je bent verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid en motiveert, stimuleert en adviseert je collega-bestuursleden. Je neemt met hulp van de praktijkbegeleiders nieuwe aspirant-leiding aan en zorgt dat ook andere vrijwilligers hun plekje kunnen vinden. Je helpt bij het oplossen van eventuele conflicten en kijkt naar de kwaliteit van het scoutingspel - in overleg met de praktijkbegeleider zorg je dat extra begeleiding komt waar dat nodig is. Je hoeft dit gelukkig niet alleen te doen: Je werkt nauw samen met de praktijkbegeleiders en de rest van Team Vrijwilligers.

Wil je meer weten over de functie van groepsbegeleider? Op https://www.scouting.nl/scouting-academy/voor-wie/groepsbegeleider vind je meer informatie over de functie en over de samenwerking met de praktijkbegeleider. Heb je dan toch nog vragen of wil jij je verkiesbaar stellen voor de functie? Stuur dan een bericht naar verkiezing@scoutingsneek.nl.

 

Algemeen lid

Als algemeen lid van het bestuur ben je niet in functie benoemd. Dat betekent dat je op basis van je kennis, ervaring en interesses samen met de rest van het bestuur bepaalt welk takenpakket je op je neemt. Je wordt hierin ondersteund door het desbetreffende team. Denk hierbij aan beheer, activiteiten of communicatie. Het is uiteraard ook mogelijk om meerdere teams op je te nemen, of om de andere bestuursleden te ondersteunen bij hun taken.

Ook voor het algemene bestuurslid geldt dat je bij Scouting Nederland de mogelijkheid hebt om je bestuurskwaliteiten richting te geven en verder te ontwikkelen.

Stel jij je verkiesbaar voor deze functie, of wil je meer weten? Stuur een bericht naar verkiezing@scoutingsneek.nl.


 

Team Activiteiten

Zit jij ook vaak boordevol leuke ideeën? Vind je het leuk om te helpen activiteiten te organiseren? Neem dan deel aan Team Activiteiten.

Het activiteiten team organiseert en begeleidtgroepsactiviteiten die buiten de normale opkomsten vallen. Denk hierbij aan landelijke activiteiten zoals NLDoet,4&5 mei en Jantje Beton.Maar ook dichter bij huis is genoeg te doen, zoals de natuurwerkdag of despringkussen 11steden tocht. Daarnaast kan Team Activiteitenook zelf activiteiten bedenken en organiseren voor de groep, zoals bijvoorbeeld een Halloween feest of vrijwilligers dag.Activiteiten die vaker voorkomen zullen ongetwijfeld een draaiboeken hebben liggen. Voor andere activiteiten waar nog geen draaiboeken van zijn, isdat een uitgewezen kans om daar jouw eigen invulling aan te geven.

Team Activiteiten stelt elk jaar een activiteitenplanning op. Hierin staan niet alleen de activiteiten van het team zelf, maar ook de regionale en landelijk activiteiten én de belangrijkste activiteiten van de speltakken, zoals zomer- en herfstkampen. Op die manierwordt voorkomen dat er dubbele afspraken zijn en weten de speltakken wat er in de komende periode op de agenda staat. Het is natuurlijk ook een handig overzicht voor andere leden en vrijwilligers.

Het aantal uren dat je besteedt, bepaal je eigenlijk zelf. Als team bepaal je hoe vaak je wilt overleggen en hoe je de taken wilt verdelen. Met een paar uurtjes per maand kun je al heel ver komen, hoewel je rond de activiteitnatuurlijk wel wat meertijd kwijt kunt zijn.

Wat doet Team activiteiten nou in het kort?

  1. Organiseert evenementen en acties, inclusief fundraising activiteiten.
  2. Ondersteunt de groep bij deelname aan en organisatie van (regionale) groepsactiviteiten;
  3. Onderhoudt contact en overlegt met de regio/ gemeente en externe partijen;
  4. Levert elk jaar een activiteitenplanning incl. begroting aan het bestuur om voor te leggen aan de Groepsraad;
  5. In overleg met het bestuur kunnen tussentijds activiteiten aan de planning worden toegevoegd.

Door de vele verschillende activiteiten/evenementen die het hele jaar door georganiseerd worden is er altijd wel een project gaande waarbij je je kunt aansluiten.
Heb jij tijd en zin om de handen uit de mouwen te steken? Stuur dan een bericht naar vrijwilliger@scoutingsneek.nl

 

Team Beheer

Team Beheer is verantwoordelijk voor alle activiteiten rondom het beheer van de boten, tentenen ander grootmateriaal van onze groep. De taken van dit team zijn zeer divers. Het team houdt zich bezig met de aanschaf van nieuw materiaal, maar organiseert ook de reparatie van bestaande materialen, zoals een zeilreparatie. Samen met de speltakleiding maakt het team een realistische planning voor het (winter) onderhoud aan de boten, waarna de uitvoering hiervan tijdens de opkomsten door de speltakken wordt uitgevoerd. Uiteraard houdt Team Beheer wel vinger aan de pols, zodat er bijgesprongen kan worden als dat nodig blijkt te zijn.

In de zomer is Team Beheer verantwoordelijk voor de verhuur van de vloot. De aanvragen komen binnen op het e-mailadres verhuur@scoutingsneek.nl. Het team draagt er zorg voor dat de boot of boten op de afgesproken datum opgehaald kunnen worden. Wanneer de boten terug zijn gebracht, worden deze nagekeken op missende onderdelen of gebreken. Deze worden door het team tijdig hersteld, zodat de speltakken hier geen last van hebben tijdens hun opkomst. Voor de afrekening staat het team in nauw contact met de penningmeester.

Als lid van Team Beheer is het uiteraard handig als je een technisch of nautische achtergrond hebt. Door de diversiteit aan taken, hoef je niet het hele jaar door actief te zijn, hoewel we uiteraard wel hopen op een harde kern die het contact met het bestuur en de speltakken onderhouden. Eventueel kunnen binnen het team werkgroepen worden samengesteld per specialisme, bijvoorbeeld boten, tenten, etc.

Heb jij tijd en zin om de handen uit de mouwen te steken? Stuur dan een bericht naar vrijwilliger@scoutingsneek.nl.


Team Communicatie

Nieuwsbrief, podcast,sociale media, Scouting Magazine... Onze Scoutinggroep wil laten weten dat zij er is! Team Communicatie zet zich in om (met lef) het verhaal van Greate Pier te vertellen. Hiervoor gebruikt het team diverse media, maar zorgt er op de achtergrond ook voor dat we onze spullenop orde hebben, zoals onze huisstijl, website en ander materiaal. Het team bestaat daarom uit mensen met allerlei achtergronden en interesses, zoals fotografie en vormgeving, maar ook ICT en schrijven. Samen zorgt dit team ervoor dat niet alleen onze achterban weet waar we mee bezig zijn, maar ook mensen van buiten onze vereniging.

Als lid van Team Communicatie kom je regelmatig (online) samen met je team. Door goede taakverdeling heeft niemand het te druk. Bovendien krijg je van deze taken veel positieve energie, dus laat maar komen! Je mag voor de uitvoering van deze taken trouwens ook input van andere leden van de vereniging verwachten – het is per slot van rekening hun verhaal.

Word jij ook zo enthousiast van onze groep en vind je het leuk om dit aan iedereen te vertellen? Neem dan contact op met vrijwilliger@scoutingsneek.nl

 

Team Financiën

De naam zegt het al: bij dit team gaat het om de financiën van onze vereniging. Niet alleen om het verwerken van de gegevens van de bank – wat een taak van de penningmeester is – maar ook om het werven van fondsen en het aanvragen van subsidies. Bovendien is het team verantwoordelijk voor het innen van de contributie én voor gegevensbeheer.

Team Financiën bestaat in ieder geval uit de penningmeester en ledenadministratie. Deze twee functies vormen de basis van het team, maar kunnen worden versterkt door extra leden die een specifiek onderwerp helpen ondersteunen. Zo zijn bijvoorbeeld de privacy wetgeving en het beleid rondom de aanvraag van VOG's onderwerpen die ook door het team worden behandeld. Bovendien staat digitalisering bij Greate Pier opde agenda voor de komende tijd en kan het team ook op dat vlak altijd hulp gebruiken.
Als Scoutinggroep maken we voor de ledenadministratie gebruik van Scouting Online (SOL). Daarnaast voeren we financiële boekhouding in e-boekhouden. SOL wordt op dit moment alleen gebruikt voor ledenadministratie, maar het staat op ons verlanglijstje om dit uit te breiden, zodat we ook de incassomodule kunnen gaan gebruiken.

Team Financiën houdt uiteraard ook nauw contact met de rest van onze vereniging. Het team helpt de andere teams en speltakken bij het opstellen van een voorstel voor de begroting, Na goedkeuring van de begroting door de Groepsraad, ondersteunt het team degroepen door middel van rapportage en advies. Ook kan Team Financiën gevraagd worden om te helpen bij het zoeken naar fondsen voor speciale activiteiten.

Wil jij graag meedenken en –werken aan een van bovenstaande onderwerpen? Stuur dan een bericht naar vrijwilliger@scoutingsneek.nl.

 

Team Nautisch

Team Nautisch is de “Zeilschool” van Greate Pier. De voornaamste taak van Team Nautisch is dan ook het verzorgen van de zeilopleiding voor de leden van Greate Pier. Onze vereniging mag onder de vlag van Admiraliteit 19 van Scouting Nederland ook officieel erkende cwo I, cwo IIofcwo IIIdiploma's voor de kielboot uitgeven - de lelievlet wordt gezien als kielboot. Onze zeeverkenners, wilde vaart en loodsen worden hierin gestimuleerd en begeleid. Na het behalen van het cwo III diploma kun je verder als zeilinstructeur en in samenwerking met de regioadmiraliteit ook je CWO IV behalen.

Hoewel team nautisch zich vooral richt op het zeilen is het naast het zeilen ook mogelijk om (bij voldoende vraag) je klein vaarbewijs of het marifooncertificaat te behalen. Ook wanneer je iets anders wil leren zien wij kansen, als we de kennis zelf niet in huis hebben dan gaan we op zoek naar mogelijkheden.

Zie jij de leden van de Greate Pier dus zeilen en denk je: “Dat kan beter”? Meld je dan bij Team Nautisch, de zeilschool binnen Greate Pier. Team Nautisch is een enthousiast team van vrijwilligers en erkende zeilinstructeurs die samen een positieve bijdrage leven aan het zeilplezier en de veiligheid.

Als lid van Team nautisch blijf je jezelf ontwikkelen op het gebied van jouw nautische kennis en kunde. Als je een betere instructeur wilt worden, iets nieuws wilt leren of deze kennis al in huis hebt en met anderen wilt delen. Bij Team Nautisch hebben we jou nodig! Stuur snel een bericht naar vrijwilliger@scoutingsneek.nl.

 

Team Vrijwilligers

Team Vrijwilligers is het team dat de andere vrijwilligers ondersteunt. Onder leiding van de groepsbegeleider houdt dit team zich bezig met de werving, kwalificatie, beleving en waardering van onze vrijwilligers.Het team bestaat naast de groepsbegeleider uit twee praktijkbegeleiders, de vrijwilligers coördinator en de vertrouwenspersoon. Dit zijn benoemde functies die ook plaats hebben in de groepsraad. Uiteraard kan het team uitgebreid worden met meer vrijblijvende leden.
Team Vrijwilligers gebruikt met name tools van Scouting Nederland, maar er is altijd ruimte om te spelen met eigen ideeën en inzicht.

 

Praktijkbegeleider

Ben jij er goed in mensen te motiveren, en het beste in ze naar boven te halen? De praktijkbegeleider is verantwoordelijk voor het coachen en begeleiden van leidinggevenden en bestuursleden in het behalen van de competenties voor hun functies. Je bent de opleider van de vereniging en bewaakt daarmee de kwaliteit van het spelaanbod. Je hoeft hiervoor zelf nog niet volledig opgeleid te zijn – je werkt ook aan je eigen kwalificaties.
De praktijkbegeleider heeft vanuit Scouting Nederland een grote toolbox om onze speltakleiding te coachen in hun kwalificatietraject én verder. Samen met de groepsbegeleider en tweede praktijkbegeleider stem je af op welke gebieden onze vrijwilligers zich kunnen ontwikkelen. Als team creeeren jullie een stimulerende omgeving waarin (aspirant-)leiding gemotiveerd wordt om zich verder te ontwikkelen. Stel jij je verkiesbaar voor deze functie, of wil je meer weten? Stuur een bericht naar verkiezing@scoutingsneek.nl.

 

Vertrouwenspersoon

Binnen de vereniging is het belangrijk dat er een onpartijdig contactpersoon is, waar leden zich veilig voelen als er zaken zijn waarover zij hun ei kwijt moeten. Als vertrouwenspersoon ben je objectief en geduldig met een sterk empathisch vermogen. Je bent bereid te werken aan de eigen zichtbaarheid binnen de groep en je hebt kennis van procedures of bent bereid jezelf daartoe te ontwikkelen. Je vindt het leuk om even bij het clubhuis aan te waaien als er opkomst is, een praatje aan te knopen met de leden en leiding. Deze functie heeft geen gestructureerde taken, maar komt in actie als dat nodig is. Stel jij je verkiesbaar voor deze functie, of wil je meer weten? Stuur een bericht naar verkiezing@scoutingsneek.nl.



Vrijwilligerscoördinator

Een nieuwe functie binnen onze vereniging is die van vrijwilligers coördinator. De vrijwilligers coördinator zet zich in om de juiste persoon op de juiste plek te krijgen, en ervoor te zorgen dat iedereen zich ook goed voelt op zijn of haar plek. Werving en binding zijn jouw hoofdtaken als echte netwerker ben je bij de hele groep bekend. Je weet welke informatie mensen zoeken en waar die te vinden is. Zo maak je het voor anderen mogelijk om op een leuke en makkelijke manier te werken aan de eigen taken.
De vrijwilligers coördinator vertegenwoordigt in de groepsraad alle vrijwilligers, dus niet alleen de speltakleiding maar ook bijvoorbeeld het klusteam. Stel jij je verkiesbaar voor deze functie, of wil je meer weten? Stuur een bericht naar verkiezing@scoutingsneek.nl.